Sídlo firmy na nejlevnější adrese? Začátek problémů a pokažené pověsti

Datum: 21.06.2016

Oblíbená služba sídla firmy, dříve „virtuálního sídla“, má svá úskalí. Kvalitní služby vám ušetří práci, nedostatečné spíš napáchají spoustu škod, od poškozené image až po problémy s úřady. Finanční úřady zpřísnily svůj náhled na to, co vnímají jako řádné (reálné) sídlo firmy a co považují za sídlo virtuální (proti kterému brojí). Je proto nutné pečlivě zvážit, kam sídlo firmy umístíte.

Základem výběru poskytovatele sídla není nejnižší cena, ale skutečnost, zda je sídlo v souladu s předpisy, zda se nachází na dobré adrese a v reprezentativních prostorech, a hlavně zda vám poskytovatel všechny nabízené služby umí skutečně poskytnout.

Kde budete přijímat své zákazníky a partnery?

Sídlo firmy za 99–299 Kč měsíčně je přinejmenším podezřelé. Ostatně jako vše, co je příliš levné. Vše má totiž svou reálnou cenu, litr mléka také nestojí 5,-Kč, leda že to ve skutečnosti nebylo mléko. Je tedy možné, že za podezřele nízkou cenu budete sídlit v nevhodných prostorách, suterénech, apod. Můžete se také lehce ocitnout ve společnosti tzv. schránkových firem – na příliš levné adresy totiž umisťují podnikatelé často podvodné nebo problematické a nekomunikující firmy „na dožití“. Představte si, jak na vaši image zapůsobí společnost takových firem.

V reálném sídle musí být vždy možnost využít kanceláře a zasedačku pro schůzky s úřady nebo klienty a pro setkávání vedení. Pokud chcete na své klienty a partnery působit dobře, musí být prostory upravené, zařízené a vybavené na odpovídající úrovni. K ruce by měl být také personál, který nachystá pohoštění a je k dispozici pro případné kopírování a jiné kancelářské úkony.

Postará se poskytovatel o vaši poštu a účetnictví?

Zabývejte se také tím, kde skončí vaše pošta, kdo ji bude přebírat, uschovávat a informovat vás o ní a jak se k poště dostanete. Je sídlo dostatečně personálně pokryto na to, aby vám personál důležitý dopis ihned nascanoval, poslal e-mailem nebo přeposlal obratem poštou? Než na levné sídlo kývnete, nezapomeňte se informovat, zda si poštu budete moci vyzvednout zdarma, nebo za dodatečný poplatek, a jestli vás o ní personál informuje a nevyzvednutou ji za pár dní neskartuje.

Součástí služeb dobrého poskytovatele by mělo být vedení účetní a daňové evidence včetně uskladnění účetních dokladů v místě sídla. Je to efektivní, šetří to váš čas a navíc nehrozí, že by si kdokoliv mohl myslet, že na dané adrese máte jen virtuální sídlo. Pro úřady je to jasná známka toho, že je vaše podnikání seriózní a že nepatříte mezi podezřelé „schránkové“ firmy.

Osobní prohlídka vám ušetří starosti

Ne vždy vypadá sídlo ve skutečnosti stejně jako na internetu. Proto než neuváženě kliknete na nejlevnější nabídku, přesvědčte se osobně na místě, jestli sídlo odpovídá vašim představám a potřebám. Ověřte si, že prostory, služby i personál odpovídají vaší představě o sídle, kam můžete pozvat své obchodní partnery, zákazníky i příslušné úřady. Koneckonců – sídlo firmy je vaše vizitka.